[Vorey sur Arzon] L'organisation d'une manifestation

 

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Formalités administratives
L’organisation d’une manifestation
Généralités
mardi 8 septembre 2009
par JD
popularité : 15%
Lorsqu’une association organise une manifestation, elle a le devoir de remplir diverses obligations administratives avant et après la manifestation.

 AVANT LA MANIFESTATION

 Une association menant des activités peut être confrontée à des faits dommageables qui peuvent entraîner un préjudice. Une association est responsable de ses actes au même titre que toute autre personne physique ou morale. Du moment qu’une association développe des activités, elle engage sa responsabilité. Celle-ci peut être de deux types : civile et/ou pénale.
 Quand on organise une manifestation il convient de s’assurer que son contrat d’assurance couvre bien la manifestation, sinon il faut demander un avenant au contrat.

Manifestation organisée dans un lieu public ou une salle communale

 Pour toute organisation se passant dans un lieu public, il convient de demander l’autorisation au Maire par courrier en signalant le type de manifestation, la date, l’heure, le nombre de personnes attendues.
 Pour les réservations de salles communales, il faut établir une demande écrite au Maire, soit par courrier, soit en remplissant un formulaire de réservation de salle à la Mairie. (voir conditions)
 En ce qui concerne le Centre Multimédia, il convient de prendre contact avec Communauté de Communes (plus d’info dans les jours qui viennent).
 En ce qui concerne l’organisation de manifestations qui n’ont pas le caractère de compétition et utilisant la voie publique ; randonnée pédestre, randonnée cycliste,regroupement de motards, kermesse, fête d’arts et de traditions populaires... Il faut déclarer la manifestation à la mairie, afin qu’elle prenne des dispositions éventuelles de sécurité publique.
 Une compétition sportive doit être inscrite au calendrier de sa fédération et déclarée à la mairie et à la préfecture. Celle-ci délivre une autorisation administrative.
 N’oubliez pas de déclarer votre manifestation à la gendarmerie et éventuellement demander-leur de faire une ronde au cours de celle-ci !

Manifestation pendant laquelle sera diffusée de la musique

 Si lors de vos manifestations vous diffusez de la musique, il convient de contacter la SACEM au moins 15 jours avant, afin de s’acquitter des formalités.
 Vous bénéficierez automatiquement de la réduction de 20 % accordée par la Sacem aux organisateurs munis de son autorisation et vous pourrez puiser à volonté dans le répertoire musical.
 En cas de manquement à cette obligation la SACEM sera en droit de vous réclamer une indemnité forfaitaire égale à 10 % du montant des redevances exigibles toutes taxes comprises.
 Si vous utilisez les services d’un traiteur, renseignez-vous ! Il a peut-être déjà un contrat avec la SACEM et il serait dommage de payer 2 fois les droits d’auteurs !
 Un forfait journalier peut-être attribué à une kermesse.

 Délégation SACEM :
 Adresse : Résidence du Parc - 3 Rue Antoine Martin B.P. 146 43004 LE PUY CEDEX
 Contact : Franck DALIBARD
 Téléphone : 04 86 06 31 00
 Fax : 04 86 06 31 01

Tarifs SACEM et déclaration en ligne

Manifestation nécessitant de la publicité

 Attention l’affichage ou la distribution de tracts est très réglementé ! Aux termes de la loi n° 79-1150 du 29 décembre 1979 relative à la publicité et aux préenseignes la publicité est interdite :

  • sur les arbres, sur les immeubles classés ou inscrits et à moins de 100 mètres de ceux-ci,
  • sur les monuments naturels, dans les sites classés,
  • sur les éléments de signalisation et de sécurité routière.

 En outre, la publicité est illégale et considérée comme un affichage sauvage si :

  • elle ne mentionne pas le nom, l’adresse ou la dénomination sociale de la personne morale qui a fait afficher la publicité,
  • elle a été placée sans demande d’autorisation préalable à la mairie.

Vous pouvez faire annoncer votre manifestation par le biais de ce site.

Manifestation nécessitant l’ouverture d’un débit de boisson.

 L’ouverture d’un débit de boisson (buvette) est très réglementée et c’est la mairie qui délivre les autorisations. (voir l’article)

Ventes durant une manifestation (vide grenier par exemple, voir l’article)

 Il faut faire une demande d’autorisation préfectorale (plus de 300 mètres carrés) ou municipale (moins de 300 mètres carrés). Le dossier complet doit être déposé 3 mois avant la vente.

 APRÈS LA MANIFESTATION

Exonération des taxes

  • Transmettre au centre des impôts le montant des recettes et dépenses réalisées dans les trente jours qui suivent sa clôture.

 Si votre association n’organise pas plus de six manifestations répondant aux critères du code général des impôts dans l’année, elle est exonérée de recette et de relevé détaillé de dépenses dans les trente jours. Cependant, l’association doit établir les résultats de chacune des six manifestations exonérées.

 L’exonération porte sur :

  • La taxe sur la valeur.
  • L’impôt sur les sociétés ;
  • La taxe professionnelle ;
  • Les taxes et participations assises sur les salaires versées aux personnes recrutées à l’occasion et pour la durée des manifestations

Charges sociales éventuelles

  • Faire parvenir les bordereaux avec les paiements aux différents organismes.

Manifestations où il a été diffusé de la musique :

  • Adressez dans les 10 jours suivant votre manifestation
     l’état des recettes et des dépenses
     le programme des œuvres interprétées.

 Quelques jours après, la Sacem vous enverra la facture correspondante.

Cas particulier d’un vide grenier

  • Le registre doit être coté et paraphé par le maire de la commune.
  • Au terme de celle-ci et au plus tard dans le délai de huit jours, il est déposé à la préfecture ou à la sous-préfecture du lieu de la manifestation

 CONSEIL DE SÉCURITÉ

 Lorsqu’une association organise des activités, elle est soumise à l’obligation de veiller à la sécurité des biens et des personnes qu’elle accueille. Dans ce but, il est de sa responsabilité de mettre en place un service de sécurité adapté au public et aux lieux. Elle a une obligation de moyens mais pas de résultat.

  • Annuler la manifestation en cas d’annonce de mauvaises conditions météo pouvant mettre en danger la sécurité des personnes (vents forts, orage...).
  • Laisser un passage libre pour que les véhicules de secours et de sécurité incendie puissent intervenir.

Pour gérer la sécurité entre bénévoles, il est nécessaire de définir un responsable de la sécurité (en général le président ou un membre du bureau) qui a l’autorité de décider de l’arrêt de la manifestation en cas de problèmes graves et qui appelle la police ou la gendarmerie et les secours si nécessaire.

La gestion de la sécurité ne va pas de soi : C’est parce que j’estime que je dois intervenir et que je sais comment m’y prendre que je le fais.

 

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